九、批复
(一)批复的含义及特点
批复是上级机关对下级机关的请示事项给予答复的一种公文文种。
1、批复是一种针对性很强的下行公文。
2、批复对受文者有很强的权威性和约束力。
3、批复是被动制发的。
4、批复应一个请示一个批复。
(二)批复的分类
按其适用范围分,有只复请示机关的批复,其发送范围唯有请示机关;有在复请示机关的同时抄送有关机关的批复,其所批复事项具普遍性,除请示机关外,还需各有关机关知道的批复。
(三)批复的写作要求
1、撰写批复语言须明确具体,简明扼要。但是在行文不同意下级机关请示事项时,行文应注意既要态度明确又要委婉表述。如《关于不同意拨款修建办公楼的批复》就宜写为《关于×局申请拨款修建办公楼一事的批复》。公文也应说明不同意的原因,再表明态度,这种写法易被下级机关接受。
2、注意不是所有下级机关的请示事项都适用批复。答复下级机关要求对有关政策进行解释,对有关问题进行说明的请示,应适用于函,而不适于用批复。
3、注意对同一事项有多个请示问题的,要逐条答复,切忌用“基本同意”、“部分同意”等笼统语言,更不能答非所问,有时可简要讲清为何应这样答复的理由,但一般不加议论。
十、公告、通告
(一)公告、通告的含义及特点
公告是较高级别的国家行政机关、法定机关向国内外宣布重大事项或者法定事项的周知性公文。通告是适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项的周知性公文。
公告和通告都属周知性公文,内容不涉密,均要公开发布,写法也很相似。但二者存在一定的差别。公告强调法定权威性,其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外,基层行政机关、企事业单位不用公告行文。通告的适用范围较广,除行政机关外,企事业单位也可使用,其约束力往往是涉及一定范围内的机关、单位或群众。
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(二)公告的分类
1、向国内外宣布重要事项的公告。用于级别较高的国家行政机关宣布重要事项,也用于人大及其常委会颁布法律法规,公布选举结果等。
2、公布法定事项的公告。这是有关法令、法规规定使用的专门事项公告,如《国家公务员暂行条例》规定的招考公告。
3、法院公告。这是我们在日常生活中常见的一种公告形式。如开庭公告、财产认领公告、强制执行公告等。
(三)通告的分类
1、周知性通告。就某一事项让一定范围内的人群知晓,政府机关、社会团体、企事业单位均可使用。
2、规定性通告。就某一事项作出规定,只限行政机关使用。
(四)公告和通告的写作要求
标题。通常写明事由、文种,重要的还要写明发文机关。如内容简单,有时也可只写文种“公告”或“通告”,但尽可能写明事由,以便阅读和处理。
正文通常由缘由、事项、结语组成。通告缘由常用“为了……”或“根据……”的句式说明发布通告的目的、依据和原因。为了突出公告的权成性,公告缘由常要说明法律依据或者职权依据。
事项是正文的主体,要写得简洁明了、具体明确。若内容属周知性,往往篇幅较短,常采用篇段合一的结构。若内容属规定性,一般分条文写明应当遵守的有关事项。
结语常采用“特此通告(公告)”的形式。如果开头有“特通告(公告)如下”的用语,结尾则可省咯。有时可不写结语。有时用提出希望或要求作结。
十一、通报
(一)通报的含义及特点
通报是用来表彰先进,批评错误,传达重要指示精神或情况时使用的公文文种。
通报具有知晓性和指导性的作用,它对下级机关的指导作用重于指挥作用。通报被机关和企事业单位使用,既可下行,也可平行。有的通报还以登报、广播、张贴等形式出现。
(二)通报的分类
按照通报的作用和使用范围的不同,可分为三类:表扬好人好事;处理事故及批评错误;传达重要精神和情况。值得注意一点的是,情况通报具有一定的指导作用,因而以领导机关使用为宜。现在有的机关办的定期或不定期的“情况通报”即属此类。
(三)通报的写作要求
由于通报类型不同,写法结构存在一定差异,一般说,由头部、正文、尾部三部分组成。“头部”包括标题、文号、密级、主送机关;“正文”包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召五部分;“尾部”由落款、发文范围、抄送、附件等组成。
标题有两种写法:一是公文式标题;二是新闻式双标题,多为正题加副题,也可是眉题加正题。如果内容有所专指,要写明主送机关;普发性的通报则可不写主送机关,或在正文中、发至范围中注明。
在写通报时,选材务求真实、准确、实事求是,对事实的评议要恰如其分、掌握好分寸。要选择典型而有普遍意义的事件或材料,这样针对性才强,才对工作具有指导意义对群众有教育作用。
十二、意见
意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。