一、报告
(一)报告的含义。
报告是用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关询问的一种上行公文。“报告”中一般不得夹带请示事项。
(二)报告的分类
根据报告的不同用途,报告可分为汇报工作的工作报告、反映情况的情况报告、答复上级询问的答复报告、向上级提出意见和建议的建议报告。此四类报告有时互为交叉,但各类报告的侧重点不同。汇报工作的开展情况、采取的措施、取得的成绩为工作报告;而反映工作中出现的意外情况、重大事件等是情况报告;答复报告则是上级问什么则相应答什么;反映当时情况,针对出现的新情况提出建议、办法的则为建议报告。根据报告内容的范围,还可将报告细分为综合性报告、专题性报告。
(三)报告的写作要求
报告的正文一般由三部分组成,即报告事项的前言或起因、报告事项的内容、报告结束语。凡报告应坚持实事求是的原则,反对报喜不报忧。在写作报告时应将报告事项的原因、经过、结果、处理办法和应注意的问题、今后工作的意见写得清晰明确、具体真实,不能似是而非,更不能弄虚作假,既要有概括说明,也要有具体事例、数据;既有综合论述,也有条块分析,有些还需提出建议和意见,供上级机关参考决策。在写报告时应注意报告的内容要突出事实,主要让事实来反映优劣,不能空洞地写,写问题要具体准确;要反映实质,不能只写表面现象;根据报告的事实提出建议、意见时,应注意不要把这些建议或意见当作请示事项,要求上级批准或指示。
二、请示
(一)请示的含义及特点
请示是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。
请示具有以下特点:
1、请示事项一般时间性都较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。
2、应一事一请示。
3、一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其它机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。
4、应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄送被越过的直接上级
(二)请示的分类
根据请示的不同内容和写作意图分为三类:
1、请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示,主要用于下级机关请示上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示。
2、请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。
3、请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。
(三)请示的写作要求
请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示的正文,主要由请示的原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体、切实可行。
请示的注意事项除其特点中所述之外,还应注意请示与报告的区别,切忌用报告代请示行文;请求的内容若涉及其它部门或地区时,在正常情况下应事先进行协商,必要时还可联合行文,如有关方面意见不一致,应如实在请示中反映出来;另外，请求拨款的应附预算表;请求批准规章制度的,应附规章制度的内容;请示处理问题的,本单位应先明确表态;正式印发请示送上级机关时,应在文头注明签发人姓名。
三、通知
(一)通知的含义及特点
通知是用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项,任免和聘用干部等使用的一种公文。通知通常是下行文或平行文。
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通知具有以下特点:
1、执行性。通知的事项一般是要求下级机关予以办理或执行。有时也用于不相隶属的同级机关。
2、时效性。通知的事项一般都有一定的时间限制,不容拖延。有的只在一段时间内有效,如:会议通知。
3、广泛性和灵活性。通知的应用不受等级限制,一切机关、单位、团体都可用通知来告知、传达某种意向或事项。在所有公文中,通知的应用范围最广,使用频率最高。
(二)通知的种类
从性质和内容上划分,通知大体可以分为布置工作的通知、发布性通知、转发、批转性通知、会议通知、任免通知、知照性通知、事项性通知。
发布性通知:国家机关发布(或废止)有关规定、办法、实施细则等规章和发布有关重要文件时使用。此类通知一般简短精炼。
转发性通知:一般在上级机关、同级机关或不相隶属机关发来的公文,需要下属单位知晓或执行时使用。
批转性通知:是批准下级机关的公文,再转发给下级机关或有关单位贯彻执行时使用的公文。
知照性通知:向有关单位告知某件事情、交待有关事项、不需要办理或执行时使用的通知。
会议通知:以召开某次会议的有关事项为内容的通知。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到事宜及有关要求等。
任免通知:是上级机关任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下达,而不宜用任免命令时使用的公文。
指示性通知:是上级机关对下级机关布置任务、指示和安排时使用的一种通知。由通知原由、通知内容和执行要求三部分组成。是一种下行文,有较强约束力。
一般性通知:除上述各类通知外使用的关于一般事项通知, 一般由基层单位发布,内容具体、单一。
(三)通知的写作要求
1、通知是下行文,具有较强的执行性。通知事项应写得清楚明白,易于执行,使受文单位能正确理解并准确执行。
2、通知的语言要求准确。当通知对象为平级时,应注意缓和语气,用告知性语言。
3、注意转发性通知和批转性通知的区别。转发性通知一般是在转达上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文时使用;批转性通知是批准下级机关公文,再转发给下级机关和有关单位贯彻执行时使用。未经“同意”或“批准”的公文不能批转,可用“批复”等形式处理。转发、批转性通知的标题要注意简洁,避免“通知的通知的通知”标题出现。
4、会议通知应注意其时效性。根据其受文范围,可通过报纸、电台、电视等形式发布,函送时一般应注明“会议通知”、“急件”等字样。
四、决定
(一)决定的含义及特点
决定是行政机关对重要事项或者重大行动作出安排的指令性公文。
决定的性质决定了它只能是上级对下级机关或所属部门使用的下行文,并且只限于对某些重大事项或重大行动作出安排,不适用于对一般具体事务性工作的安排。
(二)决定的分类
决定使用范围较广,根据用途不同,分为以下主要类型:
1、部署重要工作决定。它是为实施某一时期的战略计划、某一阶段的重要任务或布置某次重大活动作出安排的公文,往往有很强的针对性,有具体的要求和步骤,便于下级机关执行。
2、处理具体事务决定。它是对日常工作作出安排,处理具体事项的公文,如批准有关条约、文件,设置或撤销机构,决定会议的召开等。这类公文,要求条理清晰,用语简沽,没有遗漏。
3、表彰或处分决定。它是国家机关对有突出贡献或犯有较严重错误的人作出公开表彰或严肃处理时使用的公文。无论是表彰的事迹还是处分的事项,都应该写得言简意赅,抓住重点,切忌铺陈。前者要善于从受表彰者的事迹中提炼出精神境界,后者要善于总结错误的性质及危害。两者均要以事实为据、法律为准。
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4、任免决定。它是国家权力机关对国家行政机关、审判机关、检察机关依法进行干部任免所使用的公文,写作任免决定要严格按照干部管理权限和法定任免程序,务求严密、准确,对任职机关、任免人职务和姓名、要严格审核核对。对同一人员既有任职,又有免职时,一般先写任职决定,后写免职决定。
(三)决定的写作要求
1、标题。一般由发文机关、事由和文种三要素构成。
2、正文。一般由决定依据、事项、结语三部分构成。依据是制发决定的原因、目的或背景。有的决定内容简单,可略去不写,对大家不熟悉或事关重大的工作的决定,则应讲清楚、讲透彻。决定事项是决定的主要部分,要写明决定事项的具体内容,要态度鲜明、行文干脆、不拖泥带水,一般是分条列项地写。内容较少,也可采用篇段合一式。结语写希望和要求，是对决定事项的强调或补充。有时也可不单写结语部分而将其内容纳入决定事项中。
3、日期。会议通过的决定，通常在标题之下加括号注明通过决定的会议名称和时间。由领导人签发的决定，则在正文之后写明发文机关和时间。
，主要文种的写作